Albaranes y pedidos que entran solos en tu programa

El trabajo que se va

En muchas empresas, cada albarán o pedido pasa por las mismas manos:

1. Llega por correo, en PDF, en una foto o escrito en el propio correo.
2. Alguien lo abre, busca al cliente o al proveedor y crea el documento en el programa.
3. Copia cada línea: la referencia, la descripción y la cantidad. Si la referencia del cliente no es la vuestra, la busca.
4. Lo repasa, porque un número mal tecleado acaba en un envío equivocado o en una factura que no cuadra.

Ninguno de esos pasos necesita criterio. Necesita tiempo, y lo hace alguien que podría estar atendiendo a un cliente.

Cómo funciona automatizado

1. El correo llega al buzón de siempre. No cambia nada para quien os envía el pedido.
2. Se lee el documento. La IA saca el cliente, la fecha y cada línea del PDF, de la foto o del texto del correo. No depende de una plantilla fija: si un proveedor cambia el diseño de su albarán, se sigue leyendo.
3. Se comprueba contra vuestros datos. Cada referencia se busca en vuestro catálogo, y las del cliente se traducen a las vuestras con lo que ya tenéis apuntado.
4. Se da de alta en vuestro programa, línea a línea, como lo haría la persona.
5. Lo que no cuadra va a una persona: una referencia que no existe, una cantidad fuera de lo normal o un cliente nuevo. Le llega con el documento al lado, para decidir en un momento.

El primer mes, una persona vuestra revisa cada documento antes de que se guarde. Cuando se fía, deja de hacerlo.

Qué hace falta de vuestro programa

Que deje entrar datos de alguna manera: una conexión directa (API), la importación de ficheros o, en los programas instalados en la oficina, su base de datos. Holded y Odoo tienen conexión directa. Sage y A3 dependen de la versión y de los módulos que tengáis, y lo miramos en la auditoría, antes de que pagues el proyecto. Si vuestro programa no deja entrar nada, te lo decimos y no lo vendemos.

Programa que lee albaranes, o que lo monten por ti

Hay programas que leen albaranes y te dejan los datos en su pantalla. Si alguien tiene que llevarlos después a vuestro programa de gestión, el trabajo sigue ahí, solo que más corto. Nosotros lo dejamos conectado hasta el final, con vuestras referencias y vuestras reglas, y lo mantenemos cada mes: los programas se actualizan y los proveedores cambian sus documentos.

Cuánto se ahorra

Depende de cuántos documentos llegan y de cuánto se tarda en cada uno. Un ejemplo de cuentas: una persona que dedica dos horas al día a teclear pedidos son unas 440 horas al año. Con vuestros números lo ves en la calculadora, gratis y al momento.

No solo albaranes

Lo mismo sirve para las órdenes de carga, los pedidos que llegan escritos en un correo, las facturas de proveedores y cualquier documento que hoy se copia a mano en un programa. Lo que más ahorra va primero. Más ejemplos en automatización con IA para empresas.