¿Se puede automatizar el volcado de facturas de proveedores en PDF a A3, referencia por referencia, sin cambiar de programa de contabilidad ni perder el control de quién aprueba cada factura?
Sí: UIA lee el PDF de cada factura, extrae las referencias y las vuelca en A3 sin tocar tu programa de contabilidad. Durante el primer mes una persona de tu equipo revisa cada factura antes de que se guarde, y la automatización corre dos semanas en paralelo con el proceso manual antes de quedarse fija.
- La automatización corre dos semanas en paralelo con el proceso manual antes de quedarse fija.
- El primer mes, una persona de la empresa revisa el trabajo antes de que se guarde.
- UIA entra con un usuario con los permisos justos, nunca con la contraseña de una persona.
- Si algo falla, llega un aviso ese mismo día.
- El proyecto se paga la mitad al empezar y la otra mitad cuando funciona como se pactó.
Cómo se conecta a A3 sin sustituirlo
UIA no reemplaza A3 ni ningún otro programa de gestión: se enchufa a él. Lee las facturas que llegan por correo en PDF, identifica proveedor, referencias, cantidades e importes, y los teclea en A3 exactamente donde los teclearía hoy la persona que lo hace a mano. El programa de contabilidad sigue siendo el mismo, con las mismas pantallas y los mismos informes de siempre.
Quién aprueba qué
El control de aprobación no desaparece, se traslada. La automatización prepara el volcado; una persona de la empresa decide si esa factura entra o se queda pendiente. Durante el primer mes esa revisión es obligatoria para cada factura, antes de que nada se guarde en firme. A partir de ahí se puede mantener ese filtro para according casos (importes altos, proveedores nuevos) y dejar que el resto pase solo, según lo que se pacte.
Cómo se prueba antes de tocar nada en vivo
Antes de conectar nada a la A3 real, UIA monta la automatización y la prueba con facturas de verdad de la empresa —de las que ya hay teclealas o pendientes—. Se ve el resultado con casos propios, no con una demo genérica, y solo después de ese visto bueno empieza la fase en paralelo: la automatización vuelca facturas a la vez que el equipo sigue haciéndolo a mano, para comparar y pulir, sin que nadie deje de hacer su trabajo mientras tanto.
Qué pasa si una factura falla
Si el PDF viene mal escaneado, el proveedor cambia de formato o aparece una referencia que no encaja, el sistema avisa ese mismo día en lugar de guardar algo incorrecto. El proceso manual no se borra: sigue existiendo como red, así que volver a teclear esa factura a mano lleva un minuto, no un drama.
Protección de los datos que se manejan
Como se trata de facturas con importes y datos de proveedores, antes de empezar se firma confidencialidad y un encargo de tratamiento. UIA accede con un usuario propio y con los permisos justos para leer y volcar facturas, nunca con la contraseña de una persona de la empresa.
Cómo se calcula lo que cuesta hoy hacerlo a mano
Antes de hablar de precio del proyecto, en uiaspain.com se rellena cuántas personas tocan esas facturas, su sueldo y qué parte de su jornada ocupa esa tarea; la calculadora muestra al instante el coste anual de teclearlas a mano y lo que se puede recuperar. A partir de ahí, una videollamada concreta dónde se pierde ese tiempo y cómo se automatiza en A3.