En mi centro de estética a veces se duplican las citas porque alguien apunta mal un hueco a mano. ¿Cómo evito que por WhatsApp se ofrezca una hora que ya está ocupada?
UIA consulta el Google Calendar del centro en tiempo real antes de ofrecer cualquier hora, y tiene prohibido proponer un hueco que no esté libre: si la agenda no responde, no da cita y deriva a una persona. La cita se crea directamente en el calendario con servicio, nombre y teléfono, disponible desde 99 €/mes con el plan UIA Cita.
El problema no es el WhatsApp, es el hueco inventado
Las citas duplicadas casi siempre nacen igual: alguien mira la agenda, se equivoca de fila o la actualiza tarde, y ese error se convierte en una clienta plantada en la puerta sin hora real. El fallo no está en quien atiende el teléfono, está en que la fuente de verdad —el calendario— y el canal de respuesta —WhatsApp— no son la misma cosa.
Cómo evita UIA ese desfase
UIA no gestiona una agenda propia ni una copia del calendario: pregunta directamente al Google Calendar del centro en el momento en que alguien pide cita. No ofrece un hueco "probable" ni uno que estaba libre hace una hora; comprueba la disponibilidad en el instante de la conversación. Si ese hueco ya no existe porque otra persona lo acaba de ocupar, simplemente no lo propone.
Qué pasa si el calendario no responde
Aquí está la parte que evita el problema de raíz: si la consulta a la agenda falla por cualquier motivo, el agente no improvisa una hora para no dejar a la clienta sin respuesta. Deriva la conversación a una persona del centro. Esta regla es deliberada: un agente que "resuelve" inventando un hueco libre es peor que uno que reconoce que no puede confirmar nada en ese momento.
La cita queda escrita donde todo el mundo mira
Cuando el hueco sí está libre, UIA crea la cita en el mismo Google Calendar del centro, con el servicio solicitado, el nombre y el teléfono de la clienta. No genera un documento aparte que alguien tenga que pasar luego a mano, que es justo el paso donde suelen colarse los errores de transcripción que provocan los solapamientos.
Qué necesita el centro para que esto funcione
El único requisito es tener cargado el catálogo de servicios con su duración real en el alta. Si una manicura dura 45 minutos y en el catálogo figura como 20, el agente va a reservar un hueco corto y el problema de solapamiento reaparece, pero ya no por error humano sino por un dato mal cargado desde el principio.
Con varios profesionales en el mismo centro
Si el centro tiene más de una persona atendiendo, cada profesional trabaja sobre su propia agenda y el agente sabe a quién corresponde cada servicio, de modo que no ofrece el hueco de un profesional para un tratamiento que presta otro. Lo que todavía no existe es una vista de agenda separada por profesional dentro del propio sistema: el motor trabaja sobre el calendario del centro tal y como está configurado en Google Calendar.
Cómo se empieza
El plan UIA Cita cuesta 99 €/mes con IVA incluido, sin límite de profesionales, con quince días de prueba. El alta es por invitación, así que el primer paso es pedir acceso antes de conectar WhatsApp y calendario.