Antes de meter un asistente que gestione las citas de mi centro, ¿qué tengo que tener preparado (servicios, duraciones, precios) para que funcione bien desde el primer día?
Necesitas un catálogo con tres datos por cada servicio: nombre, duración exacta y precio. La duración es el dato crítico: sin ella no se sabe cuánto hueco reservar, y una cita de 90 minutos metida en un hueco de 30 rompe la agenda del día. Prepara también el calendario online, con la disponibilidad real de cada profesional.
- El catálogo de servicios necesita tres campos obligatorios: nombre, duración y precio.
- Una cita de 90 minutos metida en un hueco de 30 rompe la agenda del día.
- Una clínica sanitaria (medicina estética, fisioterapia, podología) maneja datos de salud, categoría especial del RGPD que exige consentimiento explícito y contrato de encargado de tratamiento.
- Un centro de estética no sanitaria (peluquería, uñas, depilación, estética facial) trabaja con datos de contacto normales.
El catálogo de servicios, el primer paso
Antes de nada, haz una lista completa de los servicios que ofreces, cada uno con tres campos: nombre tal y como lo entiende un cliente (no el nombre técnico interno), duración en minutos y precio. Si un servicio tiene variantes —piernas enteras, media pierna, con cera o con láser— convéngalos en entradas separadas: cuanto más preciso el catálogo, mejor interpreta cualquier sistema una petición escrita en lenguaje natural como "quiero depilarme las piernas".
Por qué la duración no es un dato menor
Es tentador dejar la duración "aproximada" o copiarla de memoria, pero es el dato que determina cuánto hueco se bloquea en la agenda. Si un servicio dura en realidad 90 minutos y se registra como 30, el siguiente cliente se encuentra la sala ocupada y el profesional se encuentra la mañana descuadrada. Revisa la duración real de cada servicio con quien lo ejecuta, no con una tarifa genérica, y actualízala si cambia el protocolo.
El precio: solo lo que esté cerrado
Mete en el catálogo únicamente los precios que de verdad apliques sin negociación. Si un servicio depende de una valoración previa (una sesión de aparatología que varía según la zona, por ejemplo), es mejor dejarlo sin precio fijo y marcarlo como "a confirmar en el centro" que inventar una cifra que luego no se cumple.
El calendario, con disponibilidad real
Da igual lo bien que esté el catálogo si el calendario no refleja la realidad: bloquea festivos, horarios de comida y huecos personales antes de activar nada. Si trabajas con varios profesionales, cada uno necesita su propia agenda diferenciada, para que no se ofrezca el hueco de quien no presta ese servicio.
Si manejas datos de salud
Si el centro es una clínica sanitaria (medicina estética, fisioterapia, podología), los datos que vas a recoger por WhatsApp son categoría especial del RGPD: necesitas consentimiento explícito y, si usas un proveedor externo, un contrato de encargado de tratamiento firmado antes de empezar. Un centro de estética no sanitaria (peluquería, uñas, depilación, estética facial) trabaja con datos de contacto normales y no necesita ese paso adicional.
Lo que no hace falta preparar
No hace falta migrar nada ni reescribir tu agenda en otro programa: lo único que preparas es la información (catálogo y calendario), no la herramienta. Y ten claro de entrada qué preguntas no debe responder un asistente automático: ninguna petición sobre si un tratamiento conviene o un síntoma concreto debería resolverse sin que la vea una persona del centro.