Antes de automatizar los presupuestos de obra (que ahora se arman copiando precios de un Excel a una plantilla de Word), ¿cómo calculo si compensa frente a seguir haciéndolo a mano con nuestro volumen?
Metedlo en la calculadora gratuita de uiaspain.com: con el número de personas, su sueldo y la parte de jornada que dedican a copiar precios de Excel a Word, veréis al instante cuánto os cuesta al año ese trabajo a mano. UIA prueba la automatización dos semanas en paralelo con vuestro equipo antes de quedarse, y el proyecto se paga mitad al empezar y mitad cuando funciona.
- La calculadora de uiaspain.com es gratuita y calcula al instante el coste anual del trabajo manual.
- La automatización se prueba dos semanas en paralelo con el equipo antes de quedarse definitivamente.
- El proyecto se paga la mitad al empezar y la mitad cuando funciona como se pactó.
- El precio del proyecto se entrega por escrito y cerrado tras la auditoría, descontando lo ya pagado por ella.
- Durante el primer mes, una persona de la empresa revisa el trabajo antes de que se guarde.
Primero, pon número al trabajo a mano
Antes de hablar de automatizar nada, hace falta saber cuánto cuesta hoy el proceso tal como está: quién copia los precios del Excel a la plantilla de Word, cuánto tiempo le lleva por presupuesto y cuántos presupuestos se preparan al mes. Ese dato —no una intuición de "se nos va mucho tiempo"— es lo que permite comparar.
Para eso sirve la calculadora de uiaspain.com: metes el número de personas que hacen esa tarea, su sueldo y qué parte de su jornada ocupa, y te da al momento el coste anual y el margen de recuperación. Es gratis y no pide ningún dato de tu empresa más allá de esos números.
Qué pasa después de ver el número
Si el cálculo sale a favor de automatizar, el siguiente paso es una videollamada para ver en qué parte concreta del proceso se pierde más tiempo (copiar precios, montar la plantilla, revisar que cuadre) y cómo se resolvería con vuestro programa de gestión y vuestros documentos reales, sin cambiar de herramienta.
A partir de ahí, si decidís seguir, hay una auditoría que sí tiene coste: UIA se mete en el detalle de vuestros presupuestos y plantillas para diseñar la solución exacta. Ese pago no se pierde: se descuenta del precio final del proyecto, que se entrega por escrito y cerrado antes de empezar a montar nada. No hay sorpresas de presupuesto a mitad de camino.
Cómo se comprueba que compensa de verdad
Una vez montada, la automatización no sustituye al equipo de golpe: funciona dos semanas en paralelo con la forma de trabajar actual, generando presupuestos mientras alguien de la empresa revisa que coinciden con lo que se habría hecho a mano. Solo se queda si cumple lo pactado por escrito en ese plazo.
Durante el primer mes, una persona de la empresa sigue revisando cada presupuesto antes de que se dé por bueno. Si algo falla —un precio mal leído del Excel, un formato que no cuadra—, llega un aviso ese mismo día y el proceso manual sigue ahí, intacto, para volver a él en cuestión de minutos mientras se ajusta.
Lo que no hace falta calcular
No hace falta estimar cuánta gente sobraría ni plantear reducir plantilla: la automatización se diseña para que el equipo deje de teclear precios y dedique ese tiempo a revisar, cerrar presupuestos o atender obra, no para prescindir de nadie. Tampoco hace falta presupuestar un cambio de programa de gestión: todo se monta sobre el Excel, el Word y las herramientas que ya usáis, así que ese coste de migración —que suele ser el que más dispara el ROI en contra— no existe aquí.